1. Заявитель направляет в орган по сертификации заявку на проведение сертификации системы менеджмента с комплектом документов.

К заявке должна быть приложена следующая информация:

• общая характеристика организации - заказчика, ее наименование, юридический и фактический адрес и адреса производственных площадок (при наличии), юридический статус, сведения о человеческих и технических ресурсах (оборудовании, программном обеспечении, транспортных средствах и т.д.)
• заявляемая область сертификации (область применения системы менеджмента)
• заявление о согласии организации - заказчика удовлетворять все требования к сертификации и предоставлять любую информацию, необходимую для проведения проверки (аудита)
• наименование стандарта, на соответствие которому планируется сертификация системы менеджмента

Орган по сертификации регистрирует заявку и рассматривает ее с целью определения возможности проведения сертификации с учетом наличия в органе по сертификации необходимой информации для планирования аудита.

Орган по сертификации при рассмотрении заявки определяет нормативные документы, на соответствие которым проводится сертификация; запрашивает у заявителя при необходимости дополнительные сведения.

В случае отказа от принятия заявки орган по сертификации приводит в извещении основания для отрицательного решения.

Срок рассмотрения заявки и принятия решения о проведении (либо не проведении) сертификации составляет не более 30 календарных дней после ее получения.

2. После тщательного анализа поданной заявки и сопутствующей документации орган по сертификации принимает одно из решений:

При положительном решении:

• Заявитель получает официальное одобрение
• Направляется проект договора на сертификацию
• Проводится расчёт трудозатрат с учётом всех производственных площадок заказчика
• Договор предусматривает полную предоплату или возможность двухэтапного внесения средств

При отрицательном решении:

• Заявителю направляется письменный отказ с обоснованием причин

3. После заключения договора

После получения оплаты орган по сертификации выполняет следующие действия:

• Формирует перечень необходимых документов для заявителя
• Назначает комиссию по сертификации
• Определяет председателя комиссии

4. Формирование комиссии

Состав комиссии может включать одного или нескольких экспертов. При работе одного специалиста он автоматически становится председателем.

При формировании комиссии учитываются следующие факторы:

• Цели и область аудита
• Сроки проведения проверки
• Специфика деятельности организации
• Количество подразделений и филиалов
• Численность персонала
• Необходимый уровень компетентности
• Требования законодательства
• Независимость экспертов
• Эффективность взаимодействия с проверяемой организацией
• Языковые аспекты

5. Важные условия:

• Комиссия должна обладать необходимой совокупной компетентностью
• При недостатке знаний привлекаются технические эксперты
• Запрещено включать представителей проверяемой организации
• Состав комиссии утверждается руководством органа по сертификации
• Заявитель имеет право запросить замену члена комиссии

Все разногласия по составу комиссии должны быть урегулированы до начала аудита между председателем комиссии и уполномоченным представителем проверяемой организации.

1. Руководство по менеджменту
2. Политика организации в области менеджмента (если она выполнена в виде отдельного документа и не включена в Руководство по менеджменту
3. Структурная схема проверяемой организации с указанием административных и инженерных служб, основных и вспомогательных подразделений (цехов, участков, производственных площадок)
4. Структурная схема службы качества проверяемой организации (если она не включена в общую структурную схему организации).
5. Перечень документов системы менеджмента качества
6. Документированные процедуры:

• управление документацией
• управление записями
• внутренние аудиты
• управление несоответствующей продукцией
• корректирующие действия
• предупреждающие действия

Документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими в соответствии с действующим перечнем документов системы менеджмента, включая записи (выборочно, по запросу органа по сертификации).

Документы могут быть представлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Первичная оценка организации включает:

• Анализ предоставленных документов
• Сбор дополнительной информации
• Формирование заключения о возможности проведения аудита

При отрицательном заключении заявитель должен:

• Устранить выявленные несоответствия
• Предоставить доработанные документы

1. Предаудитный этап предусматривает:

• Взаимодействие председателя комиссии с организацией
• Разработку плана аудита
• Согласование условий проверки

При планировании учитываются:

• Масштабы организации
• Сложность процессов
• Количество площадок
• Требования стандартов

Основные этапы аудита:

1. Предварительное совещание
2. Обследование системы менеджмента
3. Подготовка итогового акта
4. Заключительное совещание

Задачи предварительного совещания:

• Представление участников
• Обсуждение графика работ
• Ознакомление с методами аудита
• Согласование процедур

Процесс проверки и объекты аудита:

• Квалификация персонала
• Система повышения квалификации
• Нормативная документация
• Взаимодействие подразделений
• Обратная связь от потребителей

Классификация несоответствий по видам:

• Значительные (категория 1)
• Малозначительные (категория 2)
• Отклонения без характера несоответствия (категория 3)

Работа с несоответствиями, процедура устранения:

• Регистрация несоответствий
• Разработка корректирующих мероприятий
• Контроль исполнения
• Документальное подтверждение

Завершающий этап, итоговые документы:

• Акт по результатам аудита
• План корректирующих действий
• Протоколы совещаний

Оформление результатов, содержание акта:

• Данные об участниках
• Цели и область аудита
• Результаты проверки
• Рекомендации по улучшению
• Приложения к акту

Условия выдачи:

• Устранение всех несоответствий
• Подтверждение эффективности корректировок
• Положительное решение органа по сертификации

Срок действия сертификата — до трех лет.
При неудовлетворительных результатах выполнения корректировок выдается отказ в сертификации.

Инспекционный контроль — это обязательная процедура проверки сертифицированных объектов, которую осуществляет выдавший сертификат орган по сертификации на протяжении всего срока его действия.

Различают два типаинспекционного контроля:

• Плановый — проводится минимум раз в год
• Внеплановый — осуществляется при возникновении особых обстоятельств

Плановый контроль основные характеристики:

• Первый контроль проводится в течение 12 месяцев после завершения второго этапа аудита
• Объем проверки охватывает минимум половину элементов системы менеджмента

Обязательные элементы проверки:

• Внутренние аудиты и анализ руководства
• Эффективность корректирующих действий
• Работа с жалобами
• Достижение установленных целей
• Система контроля и испытаний
• Анализ изменений
• Использование сертификата

Внеплановый контроль, основания для проведения:

• Серьезные нарушения в сертифицированной системе
• Жалобы потребителей
• Существенные изменения в:
• организационной структуре
• производственных процессах
• кадровом составе

Организация проверки, процедура проведения:

• Назначение председателя комиссии
• Формирование состава комиссии
• Разработка плана контроля
• Выполнение проверки согласно установленным процедурам

Результаты контроля, возможные решения:

• Подтверждение действия сертификата
• Приостановление действия сертификата
• Прекращение действия сертификата

Работа с несоответствиями, порядок устранения:

• Значительные несоответствия — устранение в течение 3 недель
• Малозначительные несоответствия — в согласованные сроки (не более 3 недель)

Последствия невыполнения:

• Приостановление сертификата на срок до 3 месяцев
• Прекращение действия при неустранении в установленные сроки

Основания для приостановление сертификата:

• Невыполнение корректирующих действий
• Нарушение правил использования сертификата
• Добровольный запрос держателя сертификата

Период приостановления: не более 6 месяцев

Завершающие процедуры, оформление результатов:

• Составление акта проверки
• Хранение документов в органе по сертификации
• Направление копий держателю сертификата

Особые условия:

• При неудовлетворительных результатах корректировок сертификат аннулируется
• Приостановление действия знака соответствия при приостановлении сертификата
• Обязательное информирование держателя сертификата о принятых решениях

При сертификации организация-заявитель получает два ключевых документа:

• Сертификат соответствия
• Письменное разрешение на применение знака соответствия системы

Орган по сертификации осуществляет постоянный мониторинг корректности использования:

• Выданных сертификатов
• Знаков соответствия
• Информации о сертификации

Держателю сертификата категорически запрещено:

1. Неправомерное использование знака соответствия:

• Размещение на продукции без подтверждения качества
• Маркировка упаковки без соответствующих оснований
• Использование в документации испытаний
• Применение в иных случаях, способных ввести в заблуждение потребителей

2. Расширение области применения:

• Распространение знака на несертифицированные виды деятельности
• Использование за пределами сертифицированной области

3. Нарушение временных ограничений:

• Применение сертификата после приостановления действия
• Использование при аннулировании
• Размещение знака после окончания срока действия

Меры реагирования.Орган по сертификации обязан:

• Отслеживать некорректные упоминания системы
• Реагировать на недостоверную информацию в рекламе
• Контролировать использование знаков в каталогах
• Проверять корректность применения в интернет-ресурсах
• Принимать меры при выявлении нарушений

Ответственность за нарушение правил использования сертификатов и знаков соответствия:

• Приостановление действия сертификата
• Аннулирование разрешительных документов
• Применение иных мер воздействия в соответствии с регламентом

Апелляционная комиссия — это уполномоченный орган, который рассматривает:

• Жалобы на решения по сертификации
• Претензии между участниками системы
• Спорные ситуации в процессе сертификации

Создание комиссии осуществляется организацией-учредителем системы сертификации.
Процедура работы с апелляциями включает:

• Приём письменных заявлений
• Анализ представленных материалов
• Подготовка заключения
• Оформление итогового решения

Результаты рассмотрения отражаются в итоговых документах и направляются:

• В ООО «ИНДИГО-ТЕСТ»
• Заявителю
• Соответствующим участникам системы

Решения комиссии являются обязательными для всех участников сертификации и окончательными в рамках системы.

При несогласии с принятым решением заявитель имеет право обратиться в арбитражный суд.
Участники процесса должны соблюдать установленный порядок подачи апелляций, предоставлять достоверные материалы, выполнять принятые решения и уважать права других участников системы.

Оплата работ по сертификации в Системе осуществляется на основе хозяйственных договоров (контрактов).Расходы, связанные с проведением сертификации, несут заявители.

Оплата работ по сертификации проводится заявителем независимо от полученных результатов.

Порядок оплаты работ по сертификации, проведению инспекционного контроля, устанавливается лицом, создавшим Систему, в соответствии с действующим законодательством.